"Кадровик. Трудовое право для кадровика", 2008, N 10

Исполняющий обязанности директора: правила игры

Юристам компаний, организаций, предприятий, равно как и сотрудникам кадровых служб, часто приходится сталкиваться с различного рода документами, такими как приказы, договоры, распоряжения, которые могут быть подписаны лицом, указывающим должность как "исполняющий обязанности директора". О правовых нюансах и тонкостях передачи полномочий руководителя рассказывает данный материал.

Назначение на должность

Для правильного понимания статуса "исполняющий обязанности директора" мы обратимся к законодательству, регулирующему отношения такой наиболее распространенной организационно-правовой формы, как общество с ограниченной ответственностью, и начнем рассмотрение с момента назначения участниками общества гражданина на должность директора.

Назначение на должность директора общества оформляется в соответствии с гражданским и трудовым законодательством. Согласно ст. 33 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" к исключительной компетенции общего собрания участников общества относится вопрос о назначении единоличного исполнительного органа общества - директора. На основании решения общего собрания с кандидатом заключается трудовой договор, который в себе может содержать и нормы гражданского законодательства. Согласно ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" директор может выполнять следующие функции:

1) без доверенности действовать от имени общества, в том числе представлять его интересы и совершать сделки;

2) выдавать доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;

3) издавать приказы о назначении на должности, переводах и увольнениях работников общества, а также применять меры поощрения и налагать дисциплинарные взыскания;

4) осуществлять иные полномочия, которые не отнесены к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества уставом общества и действующим законодательством.

В трудовом же законодательстве нормы, регулирующие трудовые взаимоотношения с руководителями организаций, содержатся в гл. 43 ТК РФ.

После этого директор общества на основании устава общества может без доверенности от имени общества вступать в различные взаимоотношения с третьими лицами. В частности, в банковских учреждениях оформляется его право на распоряжение расчетным счетом общества. Приступив к работе, директор общества может выдать другим работникам доверенности на право осуществления тех или иных функций от имени общества, издавать приказы (распоряжения), совершать любые действия, необходимые при управлении обществом в соответствии с уставом.

Теперь перейдем непосредственно к должности "исполняющий обязанности директора" и определим, кто же обладает полномочиями назначения на эту должность:

1) действующий директор общества;

2) общее собрание участников общества;

3) арбитражный суд.

Руководитель назначает исполняющего обязанности

Действующий директор может возложить выполнение своих функций на период своего отпуска или командировки. А также на период болезни, когда это заранее можно предусмотреть, например при направлении на плановую операцию в лечебное учреждение.

В случае если директор идет в отпуск, то он своим приказом по обществу назначает "исполняющего обязанности директора" с указанием конкретных дат. Обычно исполнение обязанностей возлагается на одного из заместителей директора. Исполнение работником обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своих основных обязанностей допускается для замещения работника, за которым сохраняется место работы (должность), например, на время командировки, отпуска. Если внутри общества для работников достаточно приказа о назначении "исполняющего обязанности директора" для выполнения указаний, распоряжений исполняющего обязанности, то во взаимоотношениях с третьими лицами данного документа недостаточно. При представлении интересов общества в переговорах, при заключении сделок и т.п. у "исполняющего обязанности директора" в обязательном порядке должна быть в наличии доверенность, предоставляющая ему такие полномочия. Вступать в переговоры с третьими лицами без доверенности, а только лишь на основании приказа директора о назначении и устава общества, в котором отсутствуют специальные нормы, регулирующие назначение на должность исполняющего обязанности директора, с юридической точки зрения бесполезно, так как такое лицо не наделено необходимыми правами. Если все же допустить такую ситуацию, то фактически получается, что действующий директор подменяет своим приказом решение высшего органа управления общества - общего собрания.

К сожалению, в судебной практике можно найти решения, где суд считает достаточным только одного приказа единоличного исполнительного органа о назначении на должность исполняющего обязанности директора.

Пример. В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.05.2008 N Ф09-2294/08-С5 указано следующее:

"Судом апелляционной инстанции верно указано, что издание единоличным исполнительным органом акта о назначении временно исполняющего обязанности (приказ от 20.02.2006 N 142, приказ от 28.08.2006 N 797-к) является достаточным основанием для передачи временно исполняющему обязанности полномочий единоличного исполнительного органа, включая право на расторжение договора".

Работник, назначенный исполняющим обязанности директора, не может действовать без доверенности от имени общества, только на основании приказа, при отсутствии специальных норм в уставе общества. По статистике более 90% уставов обществ, прошедших через юридическую службу, как правило, не имеют специальных норм, регламентирующих назначение исполняющего обязанности. Суд в ряде случаев может усмотреть необходимость в проверке регламентации отношений по передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества.

Пример. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.07.2001 N КГ-А40/3573-01 суд кассационной инстанции указал нижестоящим судебным инстанциям на необходимость ознакомиться и исследовать устав общества, посчитав недостаточным наличие в материалах дела только приказа о назначении исполняющего обязанности. Согласно позиции суда устав необходим для того, чтобы сделать вывод о соблюдении законного порядка возложения обязанностей генерального директора.

Решение собрания участников общества

Общее собрание участников общества своим решением может возложить функции директора на другое лицо на период неожиданной (внезапной) болезни действующего директора. Также на практике часты ситуации, когда на должность директора назначают исполняющего обязанности в случае, если должность директора вакантна, но конкретная кандидатура еще не утверждена. Причем назначают на вакантную должность директора, "исполняющего обязанности", как штатного работника общества, так и гражданина, приглашенного со стороны.

Для общества может возникнуть проблема, когда директор общества неожиданно заболевает (временная нетрудоспособность может быть длительной). В этом случае он не может издать приказ об исполняющем обязанности. Если у общества имеется только один участник, то вопрос о назначении исполняющего обязанности директора может быть решен довольно быстро. Участник общества своим решением назначает исполняющего обязанности на период временной нетрудоспособности директора. При наличии в обществе нескольких участников вопрос о назначении исполняющего обязанности может затянуться в связи с тем, что необходимо провести внеочередное общее собрание участников, на котором и будет решен данный вопрос. Процедура проведения внеочередного собрания, установленная Федеральным законом 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", может занять длительное время. Отсутствие директора может негативно сказаться на деятельности общества.

Примечание. Полномочиями по назначению на должность и.о. директора обладают: действующий директор общества, общее собрание участников общества, арбитражный суд.

Что же касается назначения исполняющего обязанности на вакантную должность директора, то в соответствии с Разъяснением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства", утвержденным Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 N 820/39 (с изм. от 11.03.2003), назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Соответственно, назначение участниками общества на вакантную должность директора исполняющего обязанности директора будет нарушением норм трудового права. На практике при возникновении конфликтной ситуации суд, как правило, встает на сторону работника, назначенного исполнять обязанности директора по вакантной должности, и признает его полноценным директором общества.

Когда в решение вопроса вступает суд

Арбитражный суд может назначить на должность исполняющего обязанности директора в рамках дела о банкротстве, при непредставлении учредителями (участниками) новой кандидатуры на должность директора.

Случай назначения арбитражным судом исполняющего обязанности руководителя (директора) является исключительным и регулируется нормами Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)". Процедура назначения исполняющего обязанности регламентирована в п. 4 ст. 69 вышеуказанного Федерального закона. В случае удовлетворения арбитражным судом ходатайства временного управляющего об отстранении руководителя должника от должности арбитражный суд выносит определение об отстранении руководителя (директора) должника и при непредставлении учредителями (участниками) должника кандидатуры руководителя должника возлагает обязанности руководителя на одного из заместителей руководителя должника, в случае отсутствия заместителей - на одного из работников должника.

Факт представления учредителями (участниками) кандидатуры на должность руководителя должника и утверждения ее судом означает, что в обществе назначен новый руководитель (директор) вместо отстраненного.

Здесь необходимо обратить внимание на смысловые различия словосочетания "исполняющий обязанности директора": в одном случае это будет относиться к работнику, исполняющему обязанности отсутствующего руководителя (директора), а в другом - к вновь назначенному руководителю (директору).

Примечание. "И.о." может относиться как к исполняющему обязанности отсутствующего руководителя, так и к вновь назначенному руководителю.

Во избежание спорных ситуаций участникам общества необходимо заранее установить "правила игры":

В договоре с директором указать, что на период своего отсутствия он обязан назначать своим приказом исполняющего обязанности и выдавать ему доверенность на право представления общества;

Участникам общества воздержаться от назначения на вакантную должность директора "исполняющего обязанности", поскольку это противоречит действующим нормам законодательства;

На случай возможной неожиданной болезни директора необходимо предусмотреть в уставе общества нормы, регулирующие процедуру назначения исполняющего обязанности директора.

Пример. В качестве примера можно предложить пункт следующего содержания:

│ "...В случае отпуска, командировки директора ООО "Мосгипротранс"│

│исполнение обязанностей директора возлагается на работника общества,│

│назначенного приказом директора, при обязательном оформлении│

│доверенности. │

│ При внезапной временной нетрудоспособности директора в случае│

│невозможности издания приказа действующим директором о назначении│

│исполняющего обязанности директора временное исполнение обязанностей│

│осуществляет заместитель директора. Исполнение обязанностей заместителем│

│директора производится в период временной нетрудоспособности либо до│

│назначения общим собранием участников общества исполняющим обязанности│

│другого лица (нового директора общества)". │

Должность заместителя директора указана произвольно. Участники общества могут определить работника, которому считают возможным доверить исполнение обязанностей директора, занимающего любую другую должность в обществе.

При наличии в уставе пункта об исполнении обязанностей директора в случае неожиданной болезни последнего заместитель директора издает приказ следующего содержания (см. ниже).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ "В связи с болезнью директора ______________________________ │

│ (Ф.И.О.) │

│ 1-й вариант: │

│временному исполнению обязанностей директора на период его болезни. │

│ 2-й вариант: │

│ в соответствии с п. 15 Устава ООО "Мосгипротранс" приступаю к│

│временному исполнению обязанностей директора до назначения участниками│

│общества исполняющим обязанности директора другого лица". │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Приведенные рекомендации носят общий характер, поскольку каждое общество с ограниченной ответственностью индивидуально и необходимо учитывать имеющиеся внутренние локальные нормативные акты общества (штатное расписание, наличие либо отсутствие положения о директоре).

Исходя из всего вышесказанного, необходимо помнить, что статус "исполняющего обязанности директора" всегда рассматривается в двух плоскостях:

Непосредственно во взаимоотношениях с работниками внутри общества;

В представлении интересов самого общества при взаимодействии с третьими лицами.

Знание случаев, когда от имени общества может выступать исполняющий обязанности, на практике позволит юристам при проведении экспертизы договоров, поступивших от контрагента и подписанных "исполняющим обязанности директора", избежать возможного признания их недействительными по причине подписания неуполномоченным лицом.

Например, при определении полномочий лица, подписавшего договор как исполняющего обязанности директора от имени общества, находящегося на стадии банкротства (в период процедуры наблюдения), необходимо потребовать предоставления копии определения арбитражного суда о назначении исполняющего обязанности.

Итак, мы рассмотрели вариант возложения полномочий руководителя (директора) на другое лицо на примере общества с ограниченной ответственностью. Однако правильный выбор порядка и способов такой передачи полномочий зависит от организационно-правовой формы юридического лица, а также от условий и причин передачи полномочий руководителя.

Подписано в печать

По разным причинам сотрудники предприятий и организаций могут отсутствовать на своем рабочем месте. Но производственный процесс от этого страдать не должен. В таких случаях предусмотрено возложение отсутствующего работника на иное лицо. Как правильно это оформить?

В данной ситуации существуют тонкости, знать которые обязан как кадровик, так и руководитель. Да и служащим повышение образовательного уровня пойдет на пользу. Давайте рассмотрим, как производится возложение обязанностей временно отсутствующего работника, на чем следует концентрироваться каждой из сторон процесса.

Варианты решения проблемы

Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ - перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.

Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае - перевод.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.

Принципиальный вопрос

Порядок возложения отсутствующего работника изложен в статьях соответствующего национального законодательства. В ТК РФ указано, что таковое мероприятие производится только с согласия сотрудника. Это означает, что кадровик должен заручиться документом, в котором оно выражено. Юристы рекомендуют подписать дополнительное соглашение. В нем указываются следующие данные:

• Стороны договора.
• Перечень обязанностей или должностей.
• Объем работ.
• Доплата.
• Сроки действия.

Подписание подобного соглашения и будет означать письменное согласие сотрудника. На его основании составляется временно отсутствующего работника. В таковом документе указываются перечисленные выше данные.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ)

В законодательстве Беларуси тоже предусмотрены два варианта. Речь идет о заместительстве и совмещении. Первое - это освобождение от основных обязанностей и поручение того, что выполнял отсутствующий работник. Второй вариант предполагает двойную нагрузку. Замещение может быть произведено с согласия труженика.

Существуют исключения. В случае, когда есть угроза жизни населению, людей можно переводить без согласия. Это все отражается в документации. Обычно же перевод (совмещение) происходит по договоренности. То есть работнику предлагают на время заняться другим трудом. Он подписывает соответствующую бумагу, в которой указываются сроки и размер оплаты. Запрещено устанавливать заработную плату, сумма которой меньше той, что человек получал ранее.

Документальное оформление

Любые перемены в графике труда следует оформлять соответствующими бумагами, в том числе возложение обязанностей временно отсутствующего работника (РБ). Приказ на данную тему ничем не отличается от иных подобных документов. В нем указываются все реквизиты, как полагается. Еще необходима ссылка на соответствующую статью ТК. В качестве основания указывается приказ или иной документ, характеризующий причину отсутствия должностного лица и начальника подразделения. Приведем пример:

«На основании ст. 67 ТК РБ и в связи с отсутствием на рабочем месте секретаря руководителя Иващенко С.Н.:

1. Исполнение обязанностей секретаря руководителя возложить на специалиста по кадрам Т. с ее письменного согласия на период (указать) с сохранением ответственности за выполнение основной работы.
2. Бухгалтерии производить доплату Ищенко Р.Т. в размере 50% от оклада секретаря в указанный период».

Более детально ознакомиться с таким приказом можно ниже.

Тонкости законодательства

Вернемся к ТК РФ. Принципиально нормативно-правовая база обеих стран идентична. Но в каждой есть свои нюансы. Так, если администрация издает распоряжение о возложении, следует хорошо подумать о причине отсутствия труженика. Обычны варианты с отпуском или больничным. Они не требуют пояснений.

Но если работник загулял, то необходимо сначала издать документ о начале расследования (акт), только потом перекладывать его обязанности на других. То есть отсутствие должно быть объяснено. Регулирование доплаты тоже отличается в законодательствах этих стран. В РФ нет документов, которые бы строго регламентировали суммы. Они начисляются на договорной основе. А вот в РБ тоже верно лишь для частных предприятий. Доплаты за совместительство бюджетникам регулирует правительство.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника без согласия

Такая мера практикуется в особых условиях. К ним приравниваются катастрофы, аварии, стихийные бедствия и иные события, несущие угрозу населению (его части). При подобном развитии событий на срок до месяца человеку могут поручить другую работу. Такая норма есть в законодательстве как РФ, так и в белорусском.

Естественно, кадровику все равно придется оформить все это приказом. ТК РФ позволяет осуществлять перевод без согласия в иных случаях. К ним относится, к примеру, простой или ликвидация аварии. Однако переводить на должность с более низкой квалификацией работника без письменного согласия запрещается. Это следует учитывать в работе.

Более простой способ замещения

Для того чтобы производственный процесс не тормозился из-за болезни или отпуска специалиста, на его место можно нанять другого человека. Иногда такой способ более оптимален, чем перераспределение обязанностей. Однако руководители идут на него крайне неохотно. Все дело в финансах. Вновь нанятому служащему придется платить весь оклад, в то время как со штатного сотрудника и половины бывает достаточно. Получается серьезная экономия фондов.

Есть еще такой нюанс, как введение в курс дела. Новый человек незнаком с тонкостями производства. Следовательно, его работа будет хромать и подводить других. Временное возложение обязанностей можно проводить на срок до одного года или до выхода основного работника. В случае перевода, за человеком сохраняется место службы. То есть, когда основной работник вернётся, его «заместителю» следует предоставить прежнее место.

Временное заместительство имеет признаки сходства с такими способами замещения, как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, предусмотренное ст. 60 ТК РФ, и временный перевод на другую работу, но при этом значительно отличается от них.

Особенности осуществления временного заместительства описаны в Разъяснениях Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснения), утв. постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39.

Отметим, что указанный документ не потерял актуальности и сегодня.

Как по медзаключению перевести сотрудника

В соответствии с п. 1 Разъяснений под временным заместительством понимается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.

По смыслу ст. 60 ТК РФ под исполнением обязанностей временно отсутствующего сотрудника понимается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительных обязанностей по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, которая рассчитывается по правилам, предусмотренным ст. 151 ТК РФ.

В соответствии с ч. 1 ст. 72 ТК РФ временный перевод на другую работу у того же работодателя осуществляется по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, в том числе для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым согласно закону сохраняется место работы. Время такого перевода ограничивается периодом отсутствия замещаемого работника.

Как видим, общим признаком является то, что речь идет об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Исключение составляют случаи временного заместительства в том числе вакантной должности. Так, в силу п. 2 Разъяснений в порядке исключения допускается назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления.

На сегодняшний день данная конструкция может быть использована для замещения должности в случае, когда трудовые отношения возникают в результате избрания на должность или по конкурсу, назначения или утверждения в должности. Отметим, что нормы ТК РФ не предусматривают порядок замещения должностей для случаев, описанных в ст. 16 ТК РФ, – когда для этого требуется не только заключение трудового договора и издание распорядительного акта о приеме на работу или переводе, но и предварительное решение уполномоченного органа. В этой связи следует признать, что положения, предусмотренные Разъяснениями, не противоречат и не могут противоречить нормам ТК РФ. То есть должны применяться в полной мере с соблюдением правил, установленных ТК РФ.

Различия способов временного замещения должности

Три рассматриваемых способа замещения должности имеют больше различий, нежели сходства. На это в свое время обратил внимание Верховный Суд РФ при рассмотрении конкретного спора, касающегося вопросов оплаты труда при временном заместительстве.

Решением Верховного Суда РФ от 11.03.2003 № КАС03-25 положения, предусмотренные подп. «а» абз. 3 и абз. 4 Разъяснений, были признаны недействующими. Эти положения ограничивали право штатных заместителей на получение разницы в заработной плате в случае осуществления ими временного заместительства (замещения временно отсутствующего руководителя, штатными заместителями которого они являлись).

Интересна аргументация выводов, изложенных в приведенном решении.

Верховный Суд РФ исходил главным образом из того, что положения ТК РФ, регулирующие вопрос о временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, равно как и вопросы оплаты труда при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, прямого отношения к рассматриваемому спору не имеют, если брать за основу следующие обстоятельства:

1. в должностные обязанности указанных выше работников включена функция по замещению руководителя в случае его отсутствия;
2. тарификация должности замещающего работника произведена с учетом именно этих его должностных обязанностей.

Верховный Суд РФ отметил, что определенное правовое значение имела норма, регулировавшая в то время вопросы временного перевода на другую работу в связи с производственной необходимостью. Она заключалась в том, что оплата труда по фактически выполняемой работе при временном переводе должна была производиться за весь период такого перевода (до одного месяца в течение календарного года).

Трудовой кодекс Российской Федерации содержит похожую норму. Так, согласно ст. 72 ТК РФ оплата труда работника, временно переведенного (на срок до одного месяца) на другую работу в той же организации в случае необходимости замещения временно отсутствующего сотрудника, производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней должности.

В этом смысле толкование Верховным Судом РФ положений Разъяснений не утратило своей актуальности и применимо к современным трудовым отношениям.

Аналогичным образом Верховный Суд РФ признал принципиальным положение ст. 151 ТК РФ об обязательности доплаты за совмещение профессий и исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы за весь период совмещения либо исполнения дополнительных обязанностей.

Основываясь на приведенной выше аргументации, Верховный Суд РФ, оценивая предусмотренную Разъяснениями норму, которая запрещала выплату разницы в заработной плате штатному заместителю в случае временного заместительства, пришел к заключению, что временное заместительство по своей природе не может быть в полной мере отнесено ни к одному из приведенных выше способов замещения должности временно отсутствующего работника, таких как исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника и временный перевод на другую работу.

Особенности временного заместительства

Временное заместительство отличается от указанных выше способов наличием (отсутствием) следующих характерных признаков:

1. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника представляет собой дополнительную работу, которую сотрудник выполняет наряду с основной в течение рабочего времени, установленного для ее выполнения. Между тем временное заместительство по смыслу Разъяснений представляет собой выполнение работы с освобождением от исполнения основных обязанностей, что характерно для временного перевода на другую работу. При этом временное заместительство отличается от временного перевода тем, что применяется исключительно к случаям замещения работников, занимающих руководящие должности, в то время как временный перевод может быть использован для замещения любых сотрудников.

2. Заместительство по общему правилу допускается для решения проблемы временного отсутствия, что характерно для такого способа, как исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника. Однако, в отличие от него, заместительство также может быть использовано для замещения вакантной должности, что по определению не может иметь место в случае исполнения обязанностей отсутствующего работника.

Временный перевод на другую работу применим в обоих случаях. Он может быть использован как для замещения временно отсутствующего работника, так и в случае необходимости замещения вакантной должности. Однако необходимо отметить, что временное заместительство для замещения вакантной должности допускается в исключительных случаях. При этом, в отличие от временного перевода, срок временного заместительства ограничен периодом, который необходим для принятия компетентным органом решения о назначении работника на должность и не может превышать одного календарного месяца со дня его назначения в порядке временного заместительства.

3. Оплата труда работника в случае временного заместительства осуществляется иначе, нежели с использованием иных способов замещения должности.

Так, в соответствии с п. 1 Разъяснений в случае временного заместительства производится выплата разницы между фактическим окладом (должностным, персональным) работника, замещающего таким способом должность, и окладом замещаемого сотрудника (без персональной надбавки).

При этом премируются временные заместители по условиям и в размерах, установленных по должности замещаемого работника. На разницу в окладах премия начисляется в том же порядке, что и на доплату за совмещение должностей.

Между тем в случае временного перевода на другую работу оплата производится по должности, которую работник занимает в связи с переводом. При этом если его фактический заработок превышает размер заработной платы по должности, на которую он переведен, работодатель обязан сохранить за ним средний заработок на весь период временного перевода

В случае замещения должности путем исполнения обязанностей временно отсутствующего работника наряду с выполнением основной работы сотруднику устанавливается доплата в размере, определяемом сторонами.

4. Такие способы замещения должности, как временный перевод на другую работу и исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника, применяются исключительно в отношении работников организации. Между тем временным заместителем может быть назначен работник организации, например, в случае замещения должности руководителя на период его отсутствия по болезни (пребывания в отпуске и др.). Кроме того, временным заместителем может быть назначено лицо, впервые поступившее на работу, до утверждения в должности соответствующим уполномоченным органом согласно законодательным актам, учредительным документам юридического лица.

Так, в соответствии со ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, президент и другие) подлежит избранию общим собранием участников общества на срок, определенный его уставом. Исключение составляют случаи, когда уставом общества решение этих вопросов не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета).

В этом случае до избрания на должность руководителя организации физическое лицо, не являющееся работником компании, может быть назначено исполняющим обязанности генерального директора (президента). Аналогичным образом временно исполняющим обязанности генерального директора (президента) может быть назначен работник организации (лицо, состоящее с работодателем в трудовых отношениях). В течение одного месяца общество с ограниченной ответственностью в лице уполномоченного органа (общее собрание участников общества либо наблюдательный совет) должно принять одно из двух решений: избрать либо не избрать на должность руководителя организации лицо (работника), назначенное временно исполняющим обязанности единоличного исполнительного органа (временного заместителя).

5. Временный перевод на другую работу завершается в день, определенный соглашением сторон, или с наступлением определенного события.

При этом, в отличие от временного перевода, досрочное прекращение которого допускается исключительно по соглашению сторон (путем подписания двустороннего письменного соглашения), исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть прекращено до истечения установленного срока (до выхода замещаемого работника) в одностороннем порядке как по инициативе работодателя, так и по инициативе работника. Чтобы воспользоваться нормой, предусмотренной ч. 4 ст. 60 ТК РФ, и в одностороннем порядке отменить выполнение дополнительной работы, целесообразно при определении ее условий установить порядок прекращения действия соглашения в этой части. Для этого можно, например, включить в дополнительное соглашение условие о порядке прекращения его действия. Оно может быть информационным, т. е. полностью перенесенным из ТК РФ: «Настоящее соглашение прекращает свое действие по истечении трех рабочих дней с момента письменного уведомления работодателем об этом работника либо с момента вручения работодателю письменного отказа работника от выполнения данной работы».

Другое дело – временное заместительство. В течение месяца временный заместитель либо утверждается в должности, либо уполномоченный орган принимает противоположное решение. В случае неутверждения работника в должности работодатель обязан обеспечить гарантии, предусмотренные Разъяснениями.

В частности, сотруднику, принятому не из числа работников организации, должна быть предложена другая работа с учетом его квалификации и опыта. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения сотрудник освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством.

Если не утвержден работник, выдвинутый на руководящую должность из числа сотрудников данной организации, ему должна быть предоставлена работа по квалификации и оплате не ниже той, которую он выполнял до назначения на новую должность.

Применяя такой способ замещения должности, как временное заместительство, нужно учитывать следующее:

1. Оптимальный вариант – применять временное заместительство в случаях, когда замещение должности в соответствии с российским законодательством, учредительными документами юридического лица осуществляется в результате утверждения, назначения или избрания соответствующим уполномоченным органом.
2. Период принятия такого решения ограничен трудовым законодательством и составляет один календарный месяц. Если время истекло, а в отношении лица, назначенного временно исполняющим обязанности единоличного исполнительного органа, либо на иную должность, замещение которой осуществляется на основании трудового договора, заключенного в результате избрания, назначения или утверждения, решение не принято, скорее всего, такой работник будет признан работающим в должности на постоянной основе.
3. Необходимо обеспечить гарантии, установленные законом для работника, назначенного временно исполняющим обязанности.

Для того чтобы выяснить, интересен ли работодателю этот способ замещения должности, необходимо ответить на такие вопросы:

1. Есть ли необходимость в замещении должности путем временного заместительства до утверждения (назначения, избрания) претендента? Есть ли возможность использовать другие способы замещения?
2. Стоит ли назначать временно исполняющим обязанности (до избрания, утверждения, назначения) лицо, не являющееся сотрудником организации? Может, имеет смысл формировать резерв из работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем, и проводить их обучение в том числе путем временных переводов на такие должности?

Иногда на документах можно увидеть подпись не руководителя компании, а исполняющего его обязанности, что в большинстве случаев именно так и обозначается: «и. о. директора» или «и. о. главного бухгалтера». Соответствует ли закону такая должность? Правомерно ли при подписании документов указывать «и. о.»? Ответы на эти и некоторые другие вопросы вы найдете, прочитав статью.

Представим ситуацию, когда руководитель компании уволился, а замену ему еще не подыскали. Но ведь место руководителя не может пустовать – кто-то должен управлять компанией. Обычно в таком случае заместителя назначают исполняющим обязанности руководителя и этим ограничиваются. Но правильно ли это? Давайте разбираться.

Исполнение обязанностей отсутствующего работника

Статьей 60.2 ТК РФ предусмотрена возможность исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором. Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Отметим, что сделать это можно только с письменного согласия работника.

Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Если же дополнительная работа такой же профессии (должности), можно осуществлять ее путем расширения зон обслуживания или увеличения объема работ.

Срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.

Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

Для поручения исполнения обязанностей отсутствующего работника необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. Кроме этого, в соглашении нужно закрепить размер доплаты за исполнение обязанностей, срок и иные условия, о которых стороны трудовых отношений договорились.

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

Есть важный момент в применении нормы ст. 60.2 ТК РФ : назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах (п. 2 Разъяснения Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение)).

Конечно, в случае необходимости исполнения обязанностей отсутствующего работника можно руководствоваться не только названной статьей Трудового кодекса. Также можно применить:

• ст. 72.2 и осуществить перевод. В этом случае работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей и занимается только работой отсутствующего сотрудника. Срок перевода для замещения временно отсутствующего работника не ограничен. Если место, куда планируется перевести работника, вакантно, то перевод может быть осуществлен либо на временной основе (на срок не более года), либо на постоянной (если работодатель считает, что сотрудник справится с работой в новой должности). Отметим, что такой перевод возможен только с согласия работника;
• ст. 72.1 и осуществить перемещение. Если работник перемещается на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, или ему поручается работа на другом механизме или агрегате и это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора, согласие работника получать не требуется. При перемещении работодатель не вправе требовать от сотрудника исполнения трудовых обязанностей по двум должностям;
• ст. 59 и заключить срочный трудовой договор для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы. Если должность, по которой нужно исполнять обязанности, вакантна, можно заключить бессрочный трудовой договор, соблюдая требования разд. III «Трудовой договор» ТК РФ.

Нужно ли оформлять исполнение обязанностей руководителя, если у работника, который будет их исполнять, такой пункт содержится в должностной инструкции?

Да, нужно, и вот почему. Согласно разъяснению временное исполнение обязанностей по должности отсутствующего работника возлагается на другого работника приказом (распоряжением) по предприятию, учреждению или организации. Аналогичные требования содержатся и в Трудовом кодексе.

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Если в нее включено условие о замещении руководителя, это
означает, что работник обязан замещать руководителя только тогда, когда последний уйдет в отпуск, отправится в командировку, заболеет или будет отсутствовать по иным причинам.

Чтобы условие об исполнении обязанностей руководителя начало действовать, необходимо издать приказ, в котором зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложения его обязанностей на конкретного работника, а также определить срок замещения и доплату за него.

Отметим, что заключать дополнительное соглашение к трудовому договору в данном случае не требуется.

Должны ли мы заключить с сотрудником, который не является штатным заместителем директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?

Да, должны, при этом необходимость составлять дополнительное соглашение не зависит от способа оформления временного исполнения обязанностей руководителя. Если работник не освобождается от своей работы, исполнение обязанностей можно поручить ему только с письменного согласия, заключив дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 60.2 ТК РФ ). Если для исполнения обязанностей применяется временный перевод и работник освобождается от выполнения своей работы, также необходимо оформить дополнительное соглашение (ст. 72.2 ТК РФ ). Отметим, что ни в том ни в другом случае запись в трудовую книжку не производится.

Имеет ли право исполняющий обязанности руководителя компании принимать и увольнять работников?

При назначении сотрудника исполняющим обязанности руководителя в дополнительном соглашении к трудовому договору обычно прописывают функции, которые он может осуществлять вместо руководителя. Таким образом, он может принимать и увольнять работников, если соглашением ему предоставлены соответствующие полномочия.

Каким образом исполняющему обязанности нужно подписывать документы? Правомерна ли следующая запись: «и. о. директора»?

Действительно, нередко в случае, когда в унифицированную форму приказа вписаны должность и фамилия директора, исполняющий обязанности перед наименованием должности пишет «и. о.» и ставит свою подпись. А иногда исполняющие обязанности перед подписью проставляют косую черту. Это в корне неверно.

На основании п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

Поскольку должности «исполняющий обязанности» не существует, работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, должен ставить ту должность, которую он занимает по штатному расписанию. Не стоит этого опасаться, ведь ему официально делегированы соответствующие полномочия (приказом, дополнительным соглашением, доверенностью).

На какой срок можно назначить исполняющего обязанности?

Нормативных документов, ограничивающих срок исполнения работником обязанности руководителя, нет, поэтому он может так работать столько времени, сколько необходимо работодателю.

Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?

В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться участниками общества. Если участник один – хорошо, вопрос решится достаточно быстро, так как именно он назначит исполняющего обязанности директора на период его временной нетрудоспособности. А вот если участников в обществе больше, решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников. Напомним, что процедура проведения внеочередного собрания участников установлена федеральными законами от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» , она может занять длительное время.

Наш руководитель собирается в длительную командировку. Исполняющим его обязанности хотим назначить начальника правового департамента. Можем ли мы передать ему только часть обязанностей директора? Как оформить такую передачу полномочий?

В большинстве случаев порядок замещения руководителя компании прописывается в уставе и условие о замещении руководителя включается в трудовой договор и должностную инструкцию работника, который будет исполнять обязанности руководителя во время его отсутствия. Если процедура замещения в уставе не прописана, издается отдельный приказ. В нем нужно указать, какие именно полномочия передаются, например право подписи финансовых документов, трудовых договоров, бухгалтерской отчетности, и срок, на который они передаются.

Для оформления исполнения обязанностей необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ. Кроме этого, на время отсутствия руководителя организации необходимо оформить доверенность с указанием переданных начальнику правового департамента полномочий.

Напомним, что в силу ст. 185 ГК РФ под доверенностью понимается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, она действует в течение одного года с момента выдачи. Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить.

Итак, если вы хотите, чтобы начальник правового департамента исполнял только часть функций руководителя, зафиксируйте их в приказе и дополнительном соглашении. В противном случае он будет выполнять те функции, которые определены для руководителя уставом организации и законодательством РФ.

Применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ).

Закрываем кадровые «дыры»
(о заместителях и исполняющих обязанности)

Труханович Л.В. ,
главный редактор
журнала «Кадры предприятия»,
юрист

Финансовый директор уехал в месячную командировку, главный инженер заболел, заведующая канцелярией ушла в отпуск по беременности и родам, начальника цеха забрали на военные сборы, начальник гаража отправился на курсы повышения квалификации, на ваши объявления о вакансии начальника отдела сбыта уже вторую неделю никто не откликается и сбытовики совсем «разболтались», а вдобавок, «сам генеральный» решил воспользоваться своим правом на ежегодный отпуск.

Все эти «кадровые дыры » вы должны «заполнить», «закрыть» и «залатать», и не только быстро и оперативно, но и грамотно, чтобы не пришлось откладывать финансовые сделки до возвращения главного финансиста, выпускать на линию водителей на свой страх и риск, разыскивать генерального директора на Сейшельских островах, чтобы узнать, что делать с компанией, которая после долгих раздумий именно сейчас «созрела» для заключения контракта. Ну и о государственных инспекторах труда забывать не следует.

Часть первая. ВРЕМЕННОЕ ОТСУТСТВИЕ

Есть в управленческом звене позиции, которые просто не могут оставаться «пустыми» на время отсутствия постоянно занимающих их работников. Если вовремя не заменить ушедших в отпуск, уехавших в командировку или заболевших, можно нарушить главное условие стабильного функционирования организации - непрерывность процесса управления.

Временное отсутствие работника может быть вызвано уважительными и неуважительными причинами, быть санкционированным и несанкционированным. Но только отсутствие по уважительным причинам и санкционированное работодателем гарантирует работнику сохранение за ним места работы или должности. К таковым Трудовой кодекс РФ относит:

• командировку;
• отпуск;
• временную нетрудоспособность;
• исполнение государственных или общественных обязанностей (в случае, если в соответствии с федеральным законом эти обязанности должны исполняться в рабочее время);
• повышение квалификации;
• участие в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения;
• участие в разрешении коллективного трудового спора (в отношении членов примирительной комиссии, трудовых арбитров);
• прохождение медицинского осмотра (обследования).

В каждом из перечисленных случаев работник с разрешения или ведома работодателя отсутствует на рабочем месте. Время отсутствия в каждом конкретном случае определяется по нормам трудового законодательства или по решению работодателя и в значительной степени влияет на выбор способа замены.

Для того, чтобы обязанности по должности временно отсутствующего работника выполнялись, работодатель вправе прибегнуть как к собственным ресурсам (работникам организации), так и обратиться к внешним источникам и найти замену на стороне.

I. Способы замены

Обеспечить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника можно тремя основными способами:

1) временным переводом работника организации на должность отсутствующего работника;

2) возложением на работника организации обязанностей временно отсутствующего без освобождения от основной работы;

3) заключением срочного трудового договора, для замены временно отсутствующего работника.

Выбор способа зависит от времени отсутствия работника, должности, которую он занимает, а также от ресурсов организации (человеческих и материальных). Рассмотрим каждый из перечисленных способов подробно.

1. Перевод. Согласно части первой статьи 74 Трудового кодекса РФ для замещения отсутствующего работника работодатель имеет право переводить на его должность другого работника на срок до 1 месяца. При этом должны выполняться следующие правила:

а) оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Это означает, что если, например, специалист переводится на должность руководителя, оклад по которой выше, чем по занимаемой специалистом должности, то оплата труда должна производиться по должности руководителя; если на нижеоплачиваемую должность технического исполнителя, то работодатель должен сохранить специалисту средний заработок по прежней должности;

б) продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря).

При принятии решения о временном переводе для замещения отсутствующего работника на этих условиях работодатель не должен получать согласие работника - достаточно издания приказа о переводе. Отрадно, что в проекте федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ» (принят в первом чтении Государственной Думой РФ 20.06.2003) планируется включить в часть первую статьи 74 буквальное уточнение «без его согласия» (т.е. без согласия работника).

Если время отсутствия работника, на должность которого осуществляется перевод, изначально превышает месячный срок - работодатель обязан получить письменное согласие работника.

Если в течение календарного года в результате временных переводов «выбран» месячный срок, предусмотренный частью второй статьи 74 Трудового кодекса РФ, стороны вправе еще раз прибегнуть к временному переводу, но уже руководствуясь статьей 57 Кодекса, часть четвертая которой допускает изменение условий трудового договора по соглашению сторон и в письменной форме. Поскольку инициатива перевода принадлежит работодателю, он обязан будет получить согласие на повторный временный перевод.

Письменное согласие работника понадобится и в том случае, когда работник переводится на работу, требующую более низкой квалификации.

В силу норм корпоративного права и законодательства о юридических лицах временный перевод на должность руководителя организации на время отсутствия последнего затруднителен и может быть признан неправомерным, если решение о переводе будет принято самим же руководителем организации. Что же касается остальных категорий служащих, то временные переводы считаются не столько способом обеспечения непрерывного управления участками работы (поскольку в результате перевода «закрывается» одна управленческая позиция, но открывается другая), сколько инструментом проверки способностей работников замещать те или иные позиции в будущем (при открытии вакансий). Временный перевод не всегда выгоден работодателю и по той причине, что по истечении установленного срока перевода работнику должна быть возвращена прежняя должность, а следовательно, она должна сохраняться за работником на все время его перевода.

2. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Этот способ возложения на работника обязанностей временно отсутствующего работника более распространен в силу определенной привлекательности и для работодателя, и для работника-заместителя. Прежде всего, потому что в законодательстве прямо не установлено ограничение по срокам временного исполнения обязанностей отсутствующего работника. В Трудовом кодексе РФ этому вопросу посвящена только статья 151, которая устанавливает правила оплаты труда при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и не определяет срок привлечения работника к выполнению, по сути, дополнительных для него обязанностей.

В данном случае трудовая функция, предусмотренная трудовым договором, не изменяется, а дополняется обязанностями по другой трудовой функции, то есть, работник помимо своей основной работы выполняет работу лица, которое он замещает. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий). Последнее же регламентируется постановлением Совета Министров СССР от 04.12.1981 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (с учетом определения Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25.03.2003). Указанный акт также не устанавливает ограничения по срокам, но прямо предписывает работодателю получить согласие работника на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Для работника, привлекаемого к заместительству, это может быть выгодным с материальной точки зрения - согласно статье 151 Трудового кодекса РФ ему полагается доплата. Однако, именно с доплатой связано самое большое количество вопросов. Здесь же отметим, что сейчас стороны трудового договора самостоятельно определяют размер доплаты и если согласие инженерно-технического работника, специалиста или технического исполнителя на замещение не будет получено по причине маленькой доплаты, то все что может сделать работодатель - это воспользоваться статьей 74 Трудового кодекса РФ и только на срок до 1 месяца в течение календарного года.

А как быть со штатным заместителем или помощником руководителя (организации, структурного подразделения, пр.)? Исполнение обязанностей руководителя во время его отсутствия является одной из основных функций штатного заместителя. Однако она не является единственной - помимо нее на заместителя возлагаются функции по конкретному направлению деятельности и участку работы, являющиеся производными от обязанностей руководителя, но не совпадающие с ними. Кроме того, она характеризуется отложенным сроком реализации, поскольку к ее исполнению штатный заместитель должен приступить только в строго определенном случае - при отсутствии руководителя; все остальные трудовые обязанности исполняются им ежедневно. Если руководитель присутствует на рабочем месте, то заместитель выполняет все свои функции, за исключением обязанностей руководителя.

До 2003 года Разъяснение «О порядке оплаты временного заместительства» № 30/39, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСС от 29.12.1965 № 820/39 (с изм. на 11.12.1986), позволяло работодателям, отталкиваясь от этой логики, возлагать обязанности временно отсутствующего руководителя на штатных заместителей и помощников, главного инженера без выплаты им разницы между фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом руководителя (без персональной надбавки). В ноябре 2002 года Верховный Суд РФ руководствовался аналогичными соображениями при вынесении решения по жалобе о признании недействительными положений Разъяснения, устанавливающих, что указанным категориям персонала доплаты за временное исполнение обязанностей не положены: «в силу занимаемых должностей штатные заместители или помощники (при отсутствии должности заместителя), главный инженер (как являющийся по должности первым заместителем руководителя) без какой-либо доплаты обязаны осуществлять функции руководителя в его отсутствие, исходя из квалификационных требований по должности, включающих такое заместительство в качестве основной трудовой функции». Кроме того, было отмечено, что положения статьи 74 Трудового кодекса РФ, регулирующей вопрос оплаты при временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, и положения статьи 151 Кодекса, регулирующей вопрос об оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, прямого отношения к спору об оплате заместительства штатным заместителям, помощникам или главному инженеру не имеют , если исходить из того, что в должностные обязанности указанных выше замещающих работников включена функция по замещению руководителя в случае его отсутствия, и тарификация должности замещающего работника произведена с учетом именно таких должностных обязанностей.

С таким выводом не согласилась Кассационная коллегия Верховного Суда РФ и в марте текущего года, не восприняв доводы Верховного Суда РФ, признала положения Разъяснения в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, а также главного инженера организации, недействующими. Это решение не может вызвать одобрения у тех работодателей, которые при определении размера оклада штатного заместителя (помощника, главного инженера) закладывали оплату «заместительства» в месячный оклад с расчетом, что оно оплачивается «вперед», и не производили вычеты, если в течение месяца или года не возникала необходимость в возложении на заместителя обязанностей руководителя. Кассационная коллегия Верховного Суда РФ исходила из того, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем или помощником (при отсутствии штатного заместителя) отсутствующего работника, а также главным инженером работы в период отсутствия замещаемого работника намного выше, нежели в период, когда эти работники выполняют работу при работающем руководителе, поэтому должны оплачиваться в соответствии с количеством и сложностью выполняемой работы. Теперь, оклады штатных заместителей и помощников, скорее всего, будут пересмотрены в сторону уменьшения (т.е. без учета функций, обусловленных заместительством) и разница в окладах (по сути доплата за заместительство) будет выплачиваться только в том случае, если эти работники привлекались к заместительству.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника подчиняется правилам, изложенным в вышеназванном Разъяснении № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Кстати, именно в этом акте дается пояснение, что понимается под временным заместительством - это исполнение служебных обязанностей по должности временного отсутствующего работника , когда это вызвано производственной необходимостью.

3. Прием на условиях срочного трудового договора. В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Чаще всего, к этому способу замены прибегают в случае длительного отсутствия работника - отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности, требующей госпитализации и продолжительного лечения, др. Если при первых двух способах замены временно отсутствующего работника работодатель использует собственные трудовые ресурсы, то при третьем - речь идет о внешнем источнике, а следовательно с работником, принимаемым для замены отсутствующего работника, заключается срочный трудовой договор.

II. Схемы замены при использовании внутренних трудовых ресурсов

Позиция «руководитель организации»

На время отсутствия руководителя организации его обязанности могут возлагаться на штатного заместителя, помощника, главного специалиста или иного служащего. Рассмотрим условия привлечения работников каждой группы.

1. Штатный заместитель. Если у руководителя организации есть штатный заместитель, то, как правило, именно на него возлагается исполнение обязанностей первого лица на время его отсутствия (отпуск, командировка, др.).

Если в штате имеется несколько заместителей, то исполнение обязанностей возлагается на первого заместителя. В том случае, когда в числе заместителей руководителя организации такая единица как первый заместитель не выделена, то к исполнению обязанностей на время его отсутствия привлекается один из заместителей по конкретному (как правило, ключевому) направлению деятельности (например, в торговой или сервисной компании - это заместитель руководителя по коммерческим вопросам, в производственной - заместитель руководителя организации по производству и т.д.).

Для обеспечения непрерывности управления организацией еще на стадии формирования штатного расписания разрабатываются схемы заместительства руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»). Чаще всего они излагаются в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками, в котором, помимо вопроса о замещении руководителя организации на время его отсутствия, решается вопрос о распределении направлений (участков) управления организаций за конкретными руководящими работниками, а также о взаимном замещении этими работниками друг друга.

Распорядительная часть приказа может составляться по одному из следующих образцов:

Пример 1

Пример 2

Пример 3

Пример 4

Один из вариантов приказа о распределении обязанностей между руководящими работниками приводится в разделе «БУМАГИ».

Порядок взаимной замены заместителей руководящих работников может быть определен в локальных нормативных актах, например, в положениях о руководящих работниках, должностных инструкциях. Вместо приказа о распределении обязанностей в организации может быть разработана «Схема замещения руководящих работников», которая согласовывается с учредителями (собственниками) и утверждается руководителем организации.

2. Штатный помощник. При создании структуры организации и формировании штата работодатель может посчитать нецелесообразным введение должности «заместитель» и ограничиться включением в штатное расписание производной должности - помощника. Если у руководителя несколько помощников, то в этом случае между ними устанавливается иерархия: «первый» или «старший», «второй» и т.д. до «пятого». При такой системе распределения обязанностей к штатному заместителю приравнивается первый либо старший помощник.

3. Главный специалист. При отсутствии в штате заместителей или помощников, исполнение обязанностей руководителя на время его отсутствия может возлагаться на главного специалиста по ключевому направлению деятельности организации. Так, в промышленных компаниях первым заместителем руководителя организации на время его отсутствия считается главный инженер.

4. Иные штатные работники . Если в штате организации нет вышеперечисленных должностей (как правило, это характерно для небольших организаций), обязанности руководителя организации на время его отсутствия могут быть возложены на руководителя ключевого структурного подразделения или иного работника, обладающего соответствующими знаниями и опытом.

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих должным образом порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Не уделяют этому вопросу должного внимания и учредители (собственники) компаний. Однако, кажущаяся на первый взгляд простая процедура может доставить им массу неприятностей - работник, на которого возложил свои обязанности сам руководитель организации, по сути наделяется всеми полномочиями единоличного исполнительного органа. Вспомним, что в числе основных полномочий - право без доверенности действовать от имени юридического лица и заключать сделки. Именно сделки, совершенные исполняющими обязанности, чаще всего становятся предметом споров в судах - убытки, нанесенные юридическому лицу в силу непрофессионализма и некомпетентности работника, которому учредители не вверяли заботу о своей компании, бывают весьма существенными в материальном и имиджевом плане.

То же касается полномочий по представительству: нередко делегирование этих полномочий на уровне приказа о назначении исполняющего обязанности без оформления доверенности не позволяет исполняющим обязанности защитить права организации в суде, а в результате ожидания возвращения генерального директора можно пропустить процессуальные сроки.

К сожалению, учредители (собственники) компаний задумываются об этом только когда непосредственно сталкиваются со сложностями или терпят убытки. Здесь мы поддерживаем следующую точку зрения: «Современные акционерные общества восприняли порочный опыт советских организаций, в которых руководитель, уходя в отпуск или ложась в больницу, издавал приказ, делегирующий все свои полномочия одному из его заместителей, который таким образом становился «и.о. руководителя» (Асосков А. Генеральный директор - представитель или орган юридического лица // Экономика и жизнь - Юрист, 1999, № 45). Для советских организаций, не занимавшихся коммерческой деятельностью и не рисковавших имуществом, вложенным акционерами в уставный капитал, в этом не было ничего страшного. Однако вряд ли такая практика соответствует интересам акционеров, внесших в капитал созданных ими компаний собственные средства, да и правовые основания такого делегирования полномочий являются достаточно спорными. Получается, что «и.о.», полномочия которого вытекают только из приказа единоличного исполнительного органа, имеет право не только руководить «внутренней» деятельностью общества, но и заключать сделки, и выдавать доверенности третьим лицам, и осуществлять полномочия по созыву общего собрания акционеров (участников) - и все это без какого-либо основания в законе» 1 . Б.К. Карабельников справедливо отмечает, что «тем не менее такая практика была «узаконена» Президиумом Высшего Арбитражного Суда, указавшего в Постановлении от 24 марта 1998 г. № 6813/97, что «назначение директором на время своего отпуска другого работника исполняющим обязанности директора не противоречит ни уставу, ни закону» 2 . Действительно, при рассмотрении споров, связанных с «и.о.», арбитражные суды признают полномочия назначенцев только на основании приказов руководителя организации, если согласование кандидатуры или порядок назначения исполняющего обязанности руководителя организации учредительными документами не отнесены к компетенции учредителей (собственников).

Во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента, др.), вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», необходимо решить на уровне учредительных документов. Способы решения многообразны: от согласования кандидатуры на должность первого заместителя с советом директоров или с общим собранием учредителей до непосредственного назначения на должность первого заместителя указанными органами. Если по штату заместитель не предусмотрен, полномочия руководителя организации могут быть ограничены прямым запретом передавать все свои полномочия неизвестному учредителям (собственникам) «и.о.». Для этого определяются риски (по каким именно действиям единоличного исполнительного органа наиболее вероятно причинение ущерба некомпетентностью, непрофессионализмом или же возможным прямым интересом (в т.ч. злонамеренным соглашательством) и «и.о.» назначается с оговоркой, что юридически значимые действия, влекущие возникновение, прекращение или изменение прав, обязанностей для организации на сумму свыше определенного учредителями размера, совершаются им на основании специальных документов (доверенности, решений учредителей, пр.).

Если учредительными документами не предусмотрена какая-либо форма санкционирования возложения обязанностей генерального директора на работника организации, директор имеет право самостоятельно ограничить компетенцию исполняющего обязанности, указав в приказе какие именно действия он не может выполнять его заместитель. При этом директор должен быть готов в любой момент досрочно возвратиться к исполнению своих обязанностей.

Позиция «руководитель»

Схемы замещения руководителей структурных подразделений, иных служащих, относящихся к категории «руководитель» (линейных заместителей руководителя организации, главных специалистов, др.) могут вводиться приказом о распределении обязанностей между руководящими работниками или предусматриваться в положениях о руководящих работниках или в должностных инструкциях. Если такие схемы не разработаны и не изложены в локальных нормативных актах, сотрудники отдела кадров при решении вопроса о замещении руководителя структурного подразделения или главного специалиста используют модели, изложенные в пунктах 1-2, 4 предыдущего раздела: если есть штатный заместитель - исполнение обязанностей возлагается на него; если вместо штатного заместителя есть помощник - на замещение ставится помощник. В том случае, если таковых должностей нет, к заместительству привлекается любой работник структурного подразделения, который наиболее отвечает требованиям по должности временно отсутствующего работника.

Структура ряда организаций позволяет использовать схемы линейного замещения, т.е. возлагать обязанности руководителя одного структурного подразделения на руководителя другого (как правило, смежного).

Позиция «специалист» и «технический исполнитель»

При временном отсутствии специалиста выполнение его должностных обязанностей может быть поручено либо служащему этой же категории - специалисту, либо служащему другой категории - техническому исполнителю или руководителю структурного подразделения (т.е. непосредственному руководителю отсутствующего работника). Аналогично решается вопрос с заместительством технического исполнителя.

Схемы замещения обычно описываются в должностных инструкциях специалистов и технических исполнителей. Так, например, в должностной инструкции старшего бухгалтера может быть указано, что во время его отсутствия его обязанности выполняет младший бухгалтер, и наоборот, что старший бухгалтер во время отсутствия младшего бухгалтера выполняет обязанности последнего.

III. Оформление замены

Очень часто проверяющие, особенно налоговые и пенсионные органы, ФСС, при проверках требуют представить документы, в которых черным по белому написано, что работник является «и.о.». Приказ, в котором указано, что на работника возлагаются обязанности главного бухгалтера на время отсутствия главного бухгалтера, их не устраивает. Должны ли мы во всех приказах о замещении прямо писать, что работник назначается «исполняющим обязанности»?

П.В. Романова,
г. Курск

Потребовать предоставления приказа, в котором прямо указано, что работник «назначается исполняющим обязанности на время отсутствия руководителя организации (главного бухгалтера)» могут не только сотрудники контрольно-надзорных органов, но и контрагенты. Действия первых объясняются неукоснительным следованием требованиям нормативных правовых актов, регламентирующих порядок проведения и оформления проверок - обычно им, действительно, требуются фамилии, имена и отчества должностных лиц проверяемой организации (ее филиала или представительства) - руководителя, главного бухгалтера либо лиц, исполняющих их обязанности в проверяемом периоде. Вторые чаще всего хотят убедиться, что подписывающий совместные документы наделен соответствующими полномочиями и является исполняющим обязанности руководителя организации.

Зная об этом, отделы кадров при выпуске приказов по самым значимым позициям (руководителя организации, финансового директора, главного бухгалтера, главного инженера, других работников, которые подписывают важные организационно-правовые документы) отдельной строкой записывают, что работник является исполняющим обязанности по должности временно отсутствующего работника, а иногда и просто записывают распоряжение: «назначить исполняющим обязанности по такой-то должности». Разумеется, что усложнять приказы о заместительстве по должностям технических исполнителей, специалистов и инженерно-технических работников, а в некоторых случаях и должностей руководителей структурных подразделений, не стоит.

Порядок оформления замены временно отсутствующего работника зависит от способа замены.

Временный перевод оформляется приказом по унифицированной форме № Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. При временном переводе на другую работу для замещения отсутствующего работника изменения в трудовой договор, как правило, не вносятся, а следовательно строка «Изменение к трудовому договору» унифицированной формы не заполняется. Если перевод требует согласия работника (например, разовый перевод на срок, превышающий 1 месяц в течение календарного года), унифицированную форму можно дополнить соответствующими строками для указания документов, подтверждающих письменное согласие работника на перевод (например, заявления). Вводить специальную форму приказа для оформления замещения на условиях перевода нецелесообразно. Если должность обуславливает принятие ответственных решений, то в унифицированную форму приказа о переводе для подтверждения полномочий переведенного работника можно включить распоряжение, из которого будет прямо следовать, что работник является исполняющим обязанности по должности и уполномочен совершать определенные действия (примерный образец приказа о временном переводе приводится в разделе «БУМАГИ»).

Возложение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (о временном заместительстве) оформляется приказом по организации. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, отделы кадров составляют приказ самостоятельно. В таком приказе необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей, фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, а также решить вопрос с доплатой. Формулировка распорядительной части зависит от того, по какой позиции осуществляется заместительство. Так, если речь идет о заместительстве руководящего работника, наделенного широкими полномочиями, в том числе персонифицированными, распоряжение работодателя желательно выразить следующим образом: «Назначить

Временно исполняющим обязанности

__________________________» (при этом в мотивировочной части должна указываться причина отсутствия
(наименование должности)

работника). Для остальных категорий персонала достаточно формулировки «Возложить на

____________________________________________________
(наименование должности; фамилия, имя, отчество)

исполнение обязанностей ____________________________________________________
(наименование должности)

на _____________________________________________________________________».
(время отсутствия (отпуска, командировки, пр.); фамилия, имя, отчество)

Необходимость в издании отдельных индивидуальных приказов о заместительстве возникает в том случае, если отсутствие работника не санкционировано работодателем (например, при необходимости срочно заменить работника, который отсутствует по невыясненными причинам), а также если отсутствие не оформляется работодателем специальными приказами (например, в случае временной нетрудоспособности работника отдельный приказ о направлении работника на лечение не издается). Во всех иных случаях вопрос замещения решается в приказах о командировке, о предоставлении отпуска: первое распоряжение касается направления одного работника в командировку (либо предоставления отпуска), второе - возложения обязанностей этого работника на другого работника организации. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника, копия приказа о направлении в командировку (предоставлении отпуска) помещается в личное дело работника, направляемого в командировку (в отпуск), а для личного дела временно исполняющего обязанности работника готовится выписка из приказа (в части распоряжения о возложении обязанностей отсутствующего работника). Специальный приказ о возложении на работника обязанностей временно отсутствующего работника может быть составлен по образцу, приводимому в разделе «БУМАГИ».

Прием на условиях срочного трудового договора оформляется приказом по унифицированной форме № Т-1. При заключении трудового договора работник полностью вступает в должность и присвоение ему статуса «и.о.» неоправданно - он будет нести ответственность за исполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, в полном объеме, а для внешних субъектов взаимодействия (контрагентов, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов) принципиального значения, на основании какого трудового договора (срочного или бессрочного) работник выполняет свою трудовую функцию, не имеет. В трудовом договоре следует прямо указать, на время отсутствия какого работника устанавливаются трудовые отношения и ограничить срок действия договора условием о прекращении трудовых отношений при выходе (возвращении) работника, для замены которого был принят «срочник». Этот же момент необходимо отразить в приказе о приеме на работу. Поскольку он составляется по унифицированной форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, для расшифровки срока действия трудового договора необходимо использовать строки «условия приема на работу, характер работы» (образец заполнения приказа о приеме на работу для замены временно отсутствующего работника приводится в разделе «БУМАГИ»).

В следующем номере, продолжая статью, мы расскажем о порядке назначения «исполняющего обязанности» по вакантной должности, а также дадим ответы на вопросы читателей, связанные с подтверждением полномочий «и.о.».

1 Карабельников Б.Р. «Трудовые отношения в акционерных обществах». - М.: Изд-во «Статут», 2001.